Comment choisir le modèle de facture proforma ?

Rédigée par le vendeur, la facture pro forma ou facture provisoire est considérée comme une déclaration de l’engagement de celui-ci à fournir les produits ou les services à l’acheteur. Reflétant l’image de votre entreprise, la pro forma que vous allez proposer doit être unique et professionnelle. C’est pourquoi il est important de choisir le meilleur modèle.

À quoi sert une facture proforma ?

Bien que la facture pro forma ne soit pas une facture réelle, elle se révèle nécessaire dans de nombreuses situations. Elle doit indiquer la prestation de service et le descriptif du produit. Les conditions générales d’achat et de vente de votre entreprise ainsi qu’un montant provisoire doivent être également présents. Formalisant les règlements d’une commande, une facture pro forma permet de faciliter les échanges commerciaux entre l’acheteur et le vendeur. Il faut préciser que les factures pro forma ne sont pas des documents juridiques. L’émission de celles-ci ne signifie pas que les clients doivent effectuer des paiements. Similaire à un devis, cette forme de facture permet de connaître en amont le tarif éventuel d’une commande. Vous pouvez cliquer ici pour trouver un exemple de facture proforma.

Pourquoi émettre une facture proforma en Excel ou en Word ?

Plusieurs entreprises émettent encore une facture pro forma en Word ou en Excel. Il s’agit d’un moyen traditionnel, mais qui reste encore plus pratique. Il permet de réaliser ses propres documents. Pour créer votre facture, il suffit d’adapter un modèle de facture qui est déjà disponible dans Excel ou Word. Vous pouvez ensuite modifier le titre et supprimer en même temps le numéro de la facture. Il est possible de convertir la facture pro forma en une facture finalisée.

Les avantages de l’utilisation des logiciels de facturation

Plus rapide et facile à la fois, le logiciel de facturation permet de créer des factures pro forma exceptionnelles. Des modèles préétablis sont aussi disponibles, ainsi vous pouvez choisir celui qui correspond à votre entreprise. Cela vous permet d’envoyer rapidement une facture pro forma plus élégante à votre client. Pour faciliter vos tâches, sachez qu’un bon logiciel permet de convertir automatiquement votre document en une facture définitive.

Les modèles de facture proforma

Presque identique aux modèles de factures standards, les factures pro forma doivent être fluides et esthétiques. Elles doivent également comprendre la date de création, les coordonnées complètes de l’entreprise et celles de votre client. Vous devez fournir à l’acheteur des informations détaillées sur les commandes. La taxe, le sous-total, le montant total ainsi que toutes les déductions sont également à inclure.

Dans le cas d’une transaction internationale, la facture doit indiquer une devise de facturation et un Incoterm. Connu comme International Commercial Terms, ce dernier concerne les conditions de livraison et les assurances. Vous êtes libre de personnaliser le modèle de vos pro formas en fonction de vos envies. En revanche, le numéro de facture et le numéro de TVA d’un client ne doivent pas figurer dans ce type de facture. Il en est de même pour les mentions liées au paiement.