Dématérialisation de documents : bon ou mauvais pour les entreprises et l’environnement ?

Signifiant littéralement convertir en archivage électronique les documents en papier, la dématérialisation des documents présente des avantages et des inconvénients.

La numérisation de documents en quelques mots

À ce jour où la plupart des transactions se font en ligne, il importe dorénavant aux entreprises d’opter pour une gestion documentaire informatisé : factures fournisseurs, coffre fort électronique, bons de commande, factures clients… Tout ce qui est externalisé. L’automatisation entraîne notamment une réduction des coûts en main d’œuvre et un gain de temps considérable.
Dans ce cas, lorsque le basculement est effectué, fini le support papier, les fichiers sont sauvegardés ou conservés dans des outils de stockage (USB, CD, DVD…). Petit bémol pour la gestion électronique, la durée de conservation : il faut définir un cycle de vie, pour pouvoir faire de la place à toute nouvelle facture électronique, bulletin de paie, etc. On peut se baser sur l’horodatage qui définit les dates effectives. Parmi les solutions les plus prisées, on cite la GED ou Gestion électronique de documents pouvant être contrôlée par un intégrateur.

Le but de la dématérialisation de documents

Le but la numérisation de la gestion du courrier est de permettre à toute entreprise de mieux gérer ses archives sans les encombrants volumes de dossiers traînant ici et là dans ses locaux, avec une meilleure traçabilité. Cela aide aussi tout professionnel à optimiser son espace de travail tout en ayant la possibilité d’accéder rapidement à ses dossiers : une meilleure gestion de l’information, en somme.

Ses avantages

Cet archivage numérique de facture comporte ainsi de nombreux avantages dans la mesure où il permet de libérer de l’espace dans les locaux d’entreprise. Puisqu’il est possible de stocker dans 2 ou 3 CD les contenus de 23 000 pages par m2 se trouvant en moyenne dans une salle dédiée à cet effet, on comprend mieux l’utilité de la gestion de contenu dématérialisée. Les entreprises peuvent économiser sur leurs dépenses locatives et profiter d’un espace de travail plus spacieux. Le fait d’automatiser la gestion des documents leur permet aussi d’effectuer de meilleurs suivis de leurs documents, surtout pour leurs employés travaillant à distance. Avec la conservation des documents dématérialisée, les entreprises assurent également la sécurité de leurs documents contre les risques de vol ou d’incendie. Nul besoin d’imprimer factures, devis ou bons de livraison, la numérisation permettant de les envoyer directement à leurs destinataires. Gain de temps, gain de productivité.

Ses inconvénients

Les inconvénients de la dématérialisation de documents se situent toutefois dans leur propre sécurité face au vol de données en ligne. En effet, si on n’y fait pas attention ou si on n’utilise pas un système de sauvegarde sécurisé, des tiers malveillants peuvent y accéder et les modifier à l’insu de leurs propriétaires. Quand on opte pour cette alternative, il faut donc savoir protéger son réseau informatique d’entreprise afin de le mettre à l’abri des attaques malveillantes. Pour cela, il n’y a rien de tel que l’usage des solutions logicielles spécifiquement élaborées permettant de les stocker et les mettre en lieu sûr, inaccessible aux pirates informatiques.